Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher & Überblick

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten (nachfolgend „Daten") auf der Website nebenkosten-24.de und im Rahmen unserer Dienstleistung. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Sebastian Steinbeis
Richard-Wagner-Straße 41
82538 Geretsried
E-Mail: info@nebenkosten-24.de

Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von Daten entscheidet.

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist für uns gesetzlich nicht verpflichtend; bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.

2. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Schutz Ihrer Daten

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und behandeln sie vertraulich sowie entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften und dieser Datenschutzerklärung.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage besteht. Je nach Verarbeitung stützen wir uns auf: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Erfüllung eines Vertrags bzw. vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder unsere berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Empfänger & Auftragsverarbeitung

Eine Übermittlung Ihrer Daten erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder durch Ihre Einwilligung gedeckt ist. Soweit wir Dienstleister einsetzen, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten (z. B. Hosting, E-Mail-Versand, KI-Analyse, Zahlungsabwicklung), geschieht dies auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die einzelnen Empfänger sind unten bei den jeweiligen Verarbeitungen genannt.

Übermittlung in Drittländer

Soweit Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR (insb. die USA) übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und – soweit zertifiziert – des EU-US Data Privacy Framework.

Widerruf Ihrer Einwilligung

Viele Verarbeitungen sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Eine bereits erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Werden Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Zuständig ist u. a. das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung automatisiert verarbeiten, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen Dritten übermitteln zu lassen.

SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://" und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers.

3. Hosting

Wir hosten unsere Website bei der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe (Deutschland). Die Server stehen in Deutschland/der EU. Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Daten (siehe Server-Log- Dateien) verarbeitet. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und effizienten Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies und Einwilligungsverwaltung

Diese Website verwendet technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website und die Sicherheit erforderlich sind (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 TTDSG). Optionale Cookies werden nur mit Ihrer Einwilligung über unseren Cookie-Consent-Banner gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; § 25 Abs. 1 TTDSG). Ihre Einstellungen können Sie jederzeit über den Banner anpassen oder widerrufen. Die Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl erfolgt lokal in Ihrem Browser.

Server-Log-Dateien

Der Provider erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Log-Dateien, die Ihr Browser übermittelt: Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Anfrage und IP-Adresse. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen erfolgt nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb).

Reichweitenmessung (anonyme Statistik)

Zur bedarfsgerechten Gestaltung und Verbesserung unserer Website führen wir eine anonyme, statistische Reichweitenmessung durch – vollständig auf unserem eigenen Server (First-Party), ohne Cookies, ohne Zugriff auf den Speicher Ihres Endgeräts und ohne Einsatz von Drittanbieter-Diensten. Erfasst werden ausschließlich nicht-personenbezogene, aggregierte Angaben: der aufgerufene Seitenpfad, anonyme Ereignis-Bezeichnungen zur Messung typischer Nutzungsschritte (z. B. „Formular abgeschickt"), die Kategorie der Herkunft (z. B. „Suchmaschine", „Instagram", „direkt" – die genaue Referrer-Adresse wird nicht gespeichert) sowie der grobe Gerätetyp (Mobil/Tablet/Desktop). Nicht gespeichert werden insbesondere Ihre IP-Adresse, Ihre Browser-Kennung (User-Agent), Cookies oder ein „Fingerprint"; es findet kein seiten- oder geräteübergreifendes Tracking und keine Zusammenführung mit anderen Daten statt. Eine Identifizierung einzelner Personen ist dadurch nicht möglich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer statistischen, datensparsamen Optimierung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Da hierbei keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, ist keine Einwilligung nach § 25 TDDDG (vormals TTDSG) erforderlich. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens und für Anschlussfragen gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vertragsbezogene Anfragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sonstige Anfragen).

5. Auftragsformular & Vertragsabwicklung

Zur Beauftragung der Prüfung geben Sie Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen bzw. Ihre Firma sowie Ihre Rolle (z. B. Mieter, Vermieter, Eigentümer, Hausverwaltung) an. Diese Daten verarbeiten wir zur Begründung und Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Einwilligungs-Nachweis (AGB/Datenschutz): Vor Absenden des Formulars bestätigen Sie unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung. Zum Nachweis dieser Bestätigung (Rechenschaftspflicht, Art. 5 Abs. 2, Art. 7 Abs. 1 DSGVO) protokollieren wir Zeitpunkt, die jeweilige Fassung (Version) der AGB/Datenschutzerklärung sowie Ihre IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) bzw. lit. f DSGVO (Nachweisinteresse).

Bei Anfragen von Hausverwaltungen speichern wir Ihre Kontaktdaten zur Bearbeitung der Anfrage und Kontaktaufnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO).

6. Hochgeladene Dokumente

Die im Rahmen der Prüfung hochgeladenen Dokumente (z. B. Nebenkostenabrechnung, Mietvertrag, Heizkostenabrechnung) verarbeiten wir ausschließlich zur Erbringung der beauftragten Analyse. Die Verarbeitung (u. a. Texterkennung/OCR, Format-Umwandlung) findet auf Servern in der EU statt. Eine etwaige optionale Zuschneide-/Entzerrungsfunktion für Bilder läuft vollständig in Ihrem Browser; erst das von Ihnen freigegebene Dokument wird übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Originaldokumente werden nach Abschluss der Analyse und Zustellung des Ergebnisses bzw. nach Ablauf der zur Bearbeitung erforderlichen Dauer gelöscht (siehe Ziffer 13). Eine Weitergabe an Dritte erfolgt – außer an die in dieser Erklärung genannten Auftragsverarbeiter – nicht.

7. KI-gestützte Analyse (OpenAI)

Für die Auswertung Ihrer Abrechnung setzen wir KI-gestützte Verfahren des Anbieters OpenAI ein (OpenAI, L.L.C., USA, bzw. OpenAI Ireland Ltd.). Hierzu werden die aus Ihren Dokumenten extrahierten Inhalte zur Textanalyse an OpenAI übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die über die Programmierschnittstelle (API) übermittelten Daten werden nach den Vorgaben von OpenAI nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Da hierbei eine Übermittlung in die USA stattfinden kann, erfolgt diese auf Grundlage der Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework (siehe Ziffer 2).

8. E-Mail-Versand (Microsoft)

Für den Versand von E-Mails (z. B. Auswertungen, Sicherheitscodes, Benachrichtigungen) nutzen wir Dienste der Microsoft Corporation bzw. Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365 / Outlook). Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse und die Inhalte der Nachricht verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Übermittlung in die USA kann auf Grundlage der Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework erfolgen.

8a. Newsletter

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren möchten, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie – sofern angegeben – Ihren Namen und Ihre Rolle (z. B. Mieter, Vermieter). Die Anmeldung erfolgt im sogenannten Double-Opt-In-Verfahren: Nach Ihrer Anmeldung senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach Anklicken dieses Links nehmen wir Sie in den Verteiler auf. Damit stellen wir sicher, dass die Anmeldung tatsächlich von Ihnen ausgeht.

Zur Dokumentation Ihrer Einwilligung speichern wir den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung, die jeweilige IP-Adresse sowie die Version unserer Einwilligungserklärung. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Den Versand wickeln wir über unseren E-Mail-Dienstleister Microsoft 365 (siehe Ziffer 8) sowie unsere Automatisierungsplattform (Workflow-Verarbeitung) ab.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und den Newsletter abbestellen. Hierfür enthält jede Newsletter-E-Mail einen Abmeldelink. Nach der Abmeldung wird Ihre Adresse aus dem aktiven Verteiler entfernt; einen Nachweis Ihrer früheren Einwilligung bewahren wir zur Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten ggf. noch auf, bis dieser nicht mehr benötigt wird. Die Anmeldung zum Newsletter ist optional und keine Voraussetzung für die Nutzung unserer übrigen Leistungen.

9. Zahlungsabwicklung (PayPal)

Für kostenpflichtige Leistungen bieten wir die Zahlung über PayPal an. Anbieter ist die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg. Wählen Sie diese Zahlungsart, werden die für die Abwicklung erforderlichen Daten an PayPal übermittelt. PayPal ist für die Zahlungsverarbeitung eigenständig verantwortlich; es gelten die Datenschutzhinweise von PayPal. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Zahlungsabwicklung). Beim Aufruf der Bezahlseite kann PayPal eigene Komponenten laden.

10. Schutz vor Spam und Bots

Zum Schutz unserer Formulare vor automatisiertem Missbrauch kann der Dienst „Cloudflare Turnstile" der Cloudflare, Inc. (USA) bzw. Cloudflare Germany GmbH zum Einsatz kommen. Dabei werden technische Daten (u. a. IP-Adresse, Browser-/Geräteinformationen) zur Unterscheidung zwischen menschlichen Nutzern und Bots verarbeitet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Abwehr von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Übermittlung in die USA kann auf Grundlage der Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework erfolgen.

11. Schriftarten

Wir binden Schriftarten („Montserrat") lokal von unserem eigenen Server ein. Eine Verbindung zu Servern Dritter (z. B. Google Fonts) findet hierbei nicht statt; es werden keine Daten an Dritte übermittelt.

12. Präsenz in sozialen Netzwerken (Instagram)

Wir unterhalten ein öffentlich zugängliches Profil im sozialen Netzwerk Instagram. Anbieter ist die Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland (nachfolgend „Meta").

Wenn Sie unser Instagram-Profil besuchen oder mit ihm interagieren (z. B. „Gefällt mir", Kommentare, das Folgen unseres Profils oder Direktnachrichten), verarbeitet Meta personenbezogene Daten von Ihnen (u. a. Nutzungs- und Interaktionsdaten, IP-Adresse, Geräteinformationen). Auf Art und Umfang dieser durch Meta vorgenommenen Verarbeitung haben wir nur begrenzten Einfluss.

Soweit wir gemeinsam mit Meta über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden, sind wir mit Meta gemeinsam Verantwortliche im Sinne des Art. 26 DSGVO. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Meta sowie zu Ihren Rechten finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Instagram. Rechtsgrundlage für den Betrieb unseres Profils ist unser berechtigtes Interesse an einer zeitgemäßen Außendarstellung und Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); soweit Sie gegenüber Meta eine Einwilligung erteilt haben, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Meta kann Daten in die USA übermitteln (Standardvertrags- klauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework). Ein bloßer Link von unserer Website zum Profil übermittelt noch keine Daten an Meta.

13. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Hochgeladene Dokumente werden nach Abschluss der Analyse und Zustellung des Ergebnisses gelöscht. Vertrags- und Abrechnungsdaten unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. nach Handels- und Steuerrecht, regelmäßig 6 bis 10 Jahre). Einwilligungs-Nachweise speichern wir, solange dies zur Erfüllung der Rechenschaftspflicht erforderlich ist. Server-Log-Daten werden nach kurzer Zeit gelöscht oder anonymisiert.

14. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhende Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO), findet nicht statt. Das KI-gestützte Prüfergebnis ist eine unverbindliche Einschätzung und ersetzt keine Rechtsberatung.

15. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben jederzeit das Recht auf:

• unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten Daten, deren Herkunft, Empfänger und den Zweck der Verarbeitung (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf erteilter Einwilligungen und Widerspruch (Art. 7 Abs. 3, Art. 21 DSGVO),
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte sowie bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an: info@nebenkosten-24.de.

Diese Datenschutzerklärung wird bei Bedarf an geänderte Verarbeitungen oder Rechtslagen angepasst. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.