Welche Fristen gelten für die Nebenkostenabrechnung?
Die gesetzliche Regelung ist eindeutig: Nach § 556 Abs. 3 BGB muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zustellen. Diese Frist ist nicht verhandelbar und gilt für alle Mietverhältnisse mit Betriebskostenvorauszahlungen.
Konkret bedeutet das für die aktuellen Abrechnungen:
- Abrechnungsjahr 2024: Zustellung spätestens bis 31.12.2025
- Abrechnungsjahr 2025: Zustellung spätestens bis 31.12.2026
Maßgeblich ist dabei nicht das Datum auf der Abrechnung oder der Poststempel, sondern der tatsächliche Zugang beim Mieter – also der Tag, an dem die Abrechnung in Ihrem Briefkasten landet.
Was passiert, wenn die Frist verstrichen ist?
Kommt die Abrechnung zu spät, hat das für den Vermieter weitreichende Konsequenzen:
- Nachzahlungen verfallen: Der Vermieter kann keine Nachforderungen mehr geltend machen – egal wie hoch diese wären.
- Guthaben bleibt bestehen: Ergibt sich aus der Abrechnung ein Guthaben für Sie, müssen Sie dieses trotzdem erhalten. Die Fristversäumnis wirkt also einseitig zulasten des Vermieters.
Gibt es Ausnahmen?
Ja, aber nur in engen Grenzen. Der Vermieter kann sich auf die Ausnahme berufen, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Versorgungsunternehmen die Abrechnungsdaten extrem verspätet liefert. Die bloße Überlastung einer Hausverwaltung reicht als Begründung allerdings nicht aus.
Fristen für Mieter: Widerspruch und Verjährung
Auch als Mieter sollten Sie auf Fristen achten:
- Einwendungsfrist: Sie sollten Einwendungen gegen die Abrechnung möglichst innerhalb von 12 Monaten nach Zugang erheben.
- Verjährung: Ansprüche aus der Nebenkostenabrechnung verjähren nach 3 Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
Praxisbeispiel
Herr Müller erhält im Februar 2027 seine Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2025. Darin wird eine Nachzahlung von 420 Euro gefordert. Da die 12-Monats-Frist am 31.12.2026 abgelaufen ist, muss Herr Müller die Nachzahlung nicht leisten. Er sollte dem Vermieter schriftlich mitteilen, dass die Frist versäumt wurde und er die Nachforderung unter Verweis auf § 556 Abs. 3 BGB zurückweist.
Was sollten Sie konkret tun?
Notieren Sie sich den Tag, an dem Sie die Abrechnung erhalten haben. Prüfen Sie, ob das Datum innerhalb der 12-Monats-Frist liegt. Falls nicht, teilen Sie dem Vermieter schriftlich mit, dass die Frist versäumt wurde. Eine Nachzahlung müssen Sie dann in der Regel nicht leisten. Bei Unsicherheiten lohnt sich eine professionelle Prüfung Ihrer Abrechnung.